HY集团集中采购管理变革

HY集团集中采购管理变革，HY集团有限公司是国有控股的中外合资企业，由两家在上海证券交易所上市的公众公司和27家全资、控股及参股公司组成，旗下公司拥有五个中国****，居行业**地位。集团在地方医药管理局所属31家国有企业的基础上组建而成，属于典型的“先有儿子、后有老子”的企业。集团按照财务管控模式进行管理，各下属企业始终拥有较强的经营自**，总部对下属企业的整体协调与管控力度较弱，逐渐形成“小集团、大企业”的管理局面。

近年来，“集而不团，诸侯割据”的经营管理现状已明显影响了企业的资源整合与整体发展，诸如采购供应商资源分散、资金利用率低、销售渠道重叠、产品重复规划、集团内部同类产品激烈竞争等管理弊端逐渐浮出水面。原有投资型财务管控模式已明显不适应新形势下市场竞争与企业发展需要。逐步推行企业内部资源整合，发挥集团规模效益，强化总部管理职能，从财务管控向运营管控模式转变，从供应链分散管理向集中管理转变已成为企业未来发展的必由之路。

HY集团每年物资采购额近百亿元，采购成本每降低一个百分点，企业利润都会增效明显。集团采购分散化管理下，采购决策权与执行权均由各分子公司掌握，管理问题较多。2012年初，集团新一届董事会决定以整合集团供应链为先导，以集中采购管理变革为突破口，建设集团采购管理平台，稳步推进集团运营管控。

一、明确变革目标与实施策略

针对企业采购管理现状，HY集团董事会*先明确集中采购管理工作目标与经济指标。即年内完成集团采购组织体系建设与信息平台规划;在信息系统未上线运行之前，完成物料标准化统一工作;年度内试行对重要大宗(大额)物料实行招标管理，力争削减采购成本3000万元;系统上线后，集中采购物资比例一年内达到50%，3年内达到80%。

其次，确立“标准化管理、集中化采购、分层级负责”的实施模式。标准化管理是选择集团内部**企业作为蓝本，在其采购管理经验基础上，参考国内外同行业先进标准制订统一的采购管理规范;集中化采购是逐步上收分散于各分子公司的采购职能，降低企业自采物资比例，扩大集采物资数量与金额;分层级负责指重新规划集团与分子公司采购职能权限界面与责任体系，按照计划、执行、控制三权分离的原则，确立了由计划、决策、执行、监督四大模块组成的新的采购管理运行机制。

*后，在具体操作层面，提出“四个统一”的工作内容：即统一物资标准、统一供应商管理、统一业务流程、统一信息平台。

为**本次变革顺利进行，组建由集团与分子公司采购、财务、信息化等相关部门及外部**团队的工作小组按照上述目标与原则开展工作。

二、构建集中采购组织体系

在HY集团集中采购变革过程中，有两种采购模式可供决策者选择，见表1。

根据HY集团实际情况，*终确定现阶段采用采购中心模式作为过渡方式，*先以大宗物资作为集采**。

集团采购业务划分为集采业务和自采业务两类。物资是否进入集采目录按金额大小或是否为关键物料两项标准确定。对药品安全性和有效性有影响的物料，具有专属性供应商数量少的瓶颈物料均视为关键物料。由于下属企业较多，**、西药、粉针、疫苗定义的关键物料标准各异，**阶段纳入集采目录的关键物料初定为西药原料药8种、**材7种、原辅料及中间体13种、包材12种及能源2种。

设立二级采购组织结构与管理体制。集团总部采购中心内设招标办、计划办、采购办与标准化办。其中计划办公室负责集团分子公司采购计划申请汇总，并提报集团总体采购计划;招标管理办公室负责供应商谈判、招标活动的组织管理、采购合同的签订;标准化办公室负责集团各类物资的标准化管理工作与后期的成本管理工作;采购办公室则负责集团总部的各类物资采购活动。各分子公司保留采购部门，主要负责集采物资的采购执行工作及非集采物资的招标、询价、采购工作。集团采购组织结构，见图1。

强化定价、定源、定量三项计划职能。在业务流程操作上，*先由各企业根据各自需求提报采购计划，如果为集采物资，则由集团汇总形成集采计划，然后进行招标、询价、竞价等过程，确定供应商、质量和价格等关键因素，并签订采购协议;各分子公司选择协议供应商开展采购行为，对采购物资验收入库后，集团采购中心根据各分子公司出具的集中采购物资结算通知单与供应商通过集团资金集中管理平台进行结算。在决策、监督环节，由包括财务部、审计部、纪委、专业部门等共同参与完成，*大限度避免个人行为，**采购工作的公开、公平、公正。

在采购周期与付款方面，大宗原辅材料集中采购实行年度合同，按季或月结算付款的采购模式。每年10月份与各供应商签订下年度的原辅材料集中采购协议;对于一些存在经常性波动的物料品种，原则上按年度协议标准执行，但特殊市场环境下双方可协商解决。货到验收合格后，按季或月结算并付款。

对于**材等季节性采购物资，采取由集团统一计划、招标，授权**公司集中采购，然后由各分子公司向**公司采购的方式，**采购规模与效率。

三、建立战略采购模式，完善供应商管理机制

集采模式下，集团采取了新的供应商战略，即建立与大型、知名供应商长期稳定的战略采购关系，将外部供应商虚拟为企业供应链上重要的组成部分, 统一企业与供应商的经营目标与管理要求，形成共生共荣的利益综合体。

本着“做地道药品、做厚道企业”的企业经营宗旨，HY集团战略采购目标主要关注三个方面：一是总体采购成本的降低，乃至整体供应链成本的降低，包括直接购买成本、物流成本以及库存成本的降低;二是采购效率的提高，关注采购信息传递速度、供货及时性、存货周转率等指标;三是采购物料的质量保证。为此，围绕供应商管理**建立并完善了以下机制。